Содержание
Понятие кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство представляет собой довольно обширный термин, включающий в себя большое количество аспектов разработки и ведения документации по персоналу. К таким аспектам относятся, в том числе: процедуры учета кадров и времени их работы, отдыха; изменение должностей; проведения расчетов и т.д.
Для более детального изучения понятия «кадровое делопроизводство» необходимо рассмотреть основополагающие термины, прямо или косвенно относящиеся к этому понятию.
Под документом, Н.М. Березина понимает основной метод регистрации управленческой и другой информации в технологии управления. По мнению автора, качество утверждаемых решений и эффективность работы организации во многом зависит от результативности организации работы с документами.
Под документопроизводством, как отмечает Л.В. Зинич, следует понимать область деятельности, гарантирующая документирование и организацию деятельности с официальными документами.
Кадровое делопроизводство — это документированная организация управления кадрами, включающая в себя системную работу, связанную с персоналом и учетом рабочего времени каждого сотрудника.
К настоящему времени имеется довольно много исследовательских и аналитических работ, посвящённых кадровому делопроизводству, логично предположить, что термин «кадровая работа» имеет достаточно много трактовок.
Кадровые документы и их виды
По основным кадровым операциям выделяют ряд кадровых документов:
1. Документы по приему на работу:
— заявление о приеме на работу;
— приказ о приеме на работу;
— протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу;
— контракт о назначении в должность;
— трудовой договор;
— коллективный трудовой договор.
2. Документы по переводу на иную работу:
— приказ о переводе на иную работу;
— заявление о переводе на иную работу;
— представление о переводе на иную работу.
3. Документы по оформлению отпусков:
— заявление о предоставлении отпуска;
— график отпусков;
— приказ о предоставлении отпуска.
4. Документы по оформлению дисциплинарных взысканий
— приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
— объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
— докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
— протокол общего собрания трудового коллектива о наложениидисциплинарного взыскания.
5. Документы по увольнению с работы:
— приказ об увольнении;
— заявление об увольнении;
— протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
6. Документация по оформлению поощрений:
— приказ о поощрении;
— представление о поощрении;
— протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
7. Документация по учету кадров:
— личная карточка работника;
— штатное расписание.
С точки зрения организации управленческих вопросов, кадровая документация предприятий и учреждений включает в себя документы, распределенные по функциональному признаку, такие как:
— договорная документация;
— информационно-справочная документация;
— распорядительная документация
— учетно-кадровая документация;
— персональная документация;
— организационно-правовая документация.
Если рассматривать классификацию кадровых документов с позиции организационно – распорядительных, то можно выделить следующие их виды (рисунок 1).
Таким образом, в кадровом делопроизводстве, можно выделить огромное количество различных документов, классифицируемых по разным признакам. Так же стоит отметить, что далеко не все документы имеют определённую, типовую форму, много документации может формироваться в свободном виде.
Состав кадровой документации предприятия
Схематично состав кадровой документации предприятия представлен на рисунке.
Кадровый учет работников — неотъемлемая часть работы любой компании. Документы по личному составу (оформляемые и сопровождающие деятельность каждого, отдельно взятого сотрудника в компании) должны быть безукоризненными в плане правильности их заполнения, исключать любые ошибки, помарки и исправления, которые в свою очередь, могут привести к разночтениям. Скрупулезность, абсолютная точность в мелочах (а их как раз и не может быть при оформлении документов по личному составу), тщательность заполнения, визирования, проставления всех необходимых реквизитов, — именно такой подход к ведению кадрового учета поможет снизить риски административных наказаний в связи с нарушением трудового законодательства и избежать внеплановых государственных проверок разных уровней и ведомств, штрафных санкций, других мер наказания, включая приостановку деятельности всей компании.
Деятельность кадровых служб государственных органов и органов местного самоуправления в теории и на практике характеризуется разными понятиями: кадровая работа, кадровое делопроизводство, кадровый менеджмент, управление персоналом гражданской и муниципальной службы.
Значение кадрового документооборота заключается в организации эффективной, точной и рациональной системе учета кадров. Для учреждений это рациональная система учета рабочего времени персонала, заработной платы, обеспеченности самого учреждения кадрами. Для работника, прежде всего соблюдения договорных обязательств с работодателем.
В тоже время, как отмечает Синчук А.В., Королькова Т.А. «введение кадрового документооборота это сложная, трудозатратная и энергозатратная деятельность, которая наряду с положительными сторонами несет определенные трудности». Здесь возникает вопрос о каком именно виде документооборота идет речь. В любом случае, с законодательной точки зрения, каждое предприятие, не смотря на трудоемкость и затратоемкость, должно вести учет кадров, а вот если речь идет применительно к электронному документообороту, то он, наоборот, снижает трудоемкость.
Таким образом, организация кадрового делопроизводства занимает важную составляющую во всей системе управления персоналом и является одной из функций кадровых служб. Организация кадрового документооборота представляет собой процесс с помощью которого осуществляется кадровый учет работников с формированием всей необходимой кадровой документацией.
