Методы проведения аудита персонала



Причины (случаи) проведения аудита персонала

Процедура аудита персонала, как правило, проводится в таких случаях, как:

— смена собственника или руководства компании;

— передача системы управления кадрами специализированной организации;

— смена руководителя отдела кадров;

— подготовка к аудиту финансово-хозяйственной деятельности или к внешней ревизии;

— формирование архива кадровых документов;

— существенные изменения трудового законодательства;

— резкое изменение показателей движения и обеспеченности предприятия персоналом.

Для проведения аудита персонала необходимо обозначить методы и определить этапы организации данной проверки. В общем видении, аудит персонала на предприятии проводится по следующим направлениям:

— аудит кадрового потенциала на предприятии;

— аудит функций системы управления персоналом на предприятии;

— аудит организационной структуры;

— аудит функционального разделения труда на предприятии;

— аудит эффективности управления персоналом.

Разберем каждый пункт, а вернее направление более подробно.


Аудит кадрового потенциала предприятия

На данном этапе необходимо изучить, как качественные, так и количественные характеристики персонала предприятия. Для этого должен быть подобран определенный набор показателей. На наш взгляд, наиболее актуальной системой таких показателей, являются показатели оценки кадрового потенциала предприятия, предложенные А.Я. Кибановым (таблица 1).

Таблица 1 – Критерии и показатели оценки кадрового потенциала предприятия

Наименование показателяРекомендованное значение
Наличие высшего образования50%
Средняя продолжительность работы сотрудников на предприятии8 лет
Уровень текучести кадров5%
Коэффициент абсентеизма5%
Средний возраст сотрудников32-36 лет
Соотношение управленческого и производственного персонала1/9

Система показателей, предлагаемая А.Я. Кибановым для оценки кадрового потенциала компании, является довольно интересной и действенной, однако , считаем необходимым обратить внимание на такой критерий как средняя продолжительность работы сотрудников в данной организации, рекомендуемое значение которого установлено восьмью годами. Возможно, данный критерий завышен, ведь существуют компании, жизненный цикл которых не превышает 8 лет, что приведет, по результатам оценки кадрового потенциала к занижению итоговых результатов.

Как отмечает Воронин И.Э. «определить кадровый потенциал одним показателем невозможно. Поэтому применяется система показателей, отражающая различные стороны трудового потенциала организации». К ним можно отнести следующие показатели:

— анализ списочного состава работников по социально-демографическим характеристикам;

— анализ структуры кадрового состава по психологическим характеристикам;

— оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом технологического процесса;

— оценку соответствия образовательного и профессионально-квалификационного уровня персонала, степени его подготовленности требованиям производственной деятельности;

— анализ структуры кадрового состава на соответствие требованиям технологии и классификатору должностей;

— проверку и анализ данных об использовании рабочего времени;

— оценку текучести кадров и абсентеизма, изучение форм, динамики причин движения работников, анализ потоков перемещений внутри организации, состояния дисциплины труда;

— определение в динамике количества работников, занятых неквалифицированным и малоквалифицированным трудом, тяжелым ручным трудом;

— исследование социальных аспектов трудовой деятельности (мотивации труда, профессионально-квалификационного роста, семейного положения, обеспеченности жильем и др.);

— сбор и анализ данных об уровне санитарно-гигиенических производственных и бытовых условий (состояние рабочих мест, мест общественного питания);

— диагностику управленческого, инновационного потенциала персонала организации, его способности к обучению.


Аудит функций системы управления персоналом

К основным функциям системы управления персоналом на предприятии относят: подбор, отбор, наем, аттестацию, планирование, мотивацию, обучение и переобучение кадров. С этой точки зрения необходимо определить, а желательнее построить общую схему функций управления в графическом виде. После чего, охарактеризовать каждый элемент этой системы с выявлением сильных и слабых сторон. В таблице 2 представлено содержание аудита функций системы управления персоналом.

Таблица 2 – Содержание аудита функций системы управления персоналом

Функции управленияСодержание аудита
Планирование персоналаАнализ и оценка функций и перспектив развития предприятия, потребности в персонале. Изучение штатного расписания и его обоснованности.
Наем и отбор персоналаИзучение методов и способов, а также процедуры найма и отбора персонала. Оценка обеспеченности вакансий кандидатами, результатов оценочных процедур
Профориентация и адаптация персоналаОценка используемых методов профориентации и адаптации, оценка их эффективности (количество увольняемых работников среди вновь нанятых, конфликты в подразделениях новичков), выявление и диагностика проблем, возникающих в период адаптации.
Обучение персоналаОценка методов обучения персонала (продолжительность обучения, места обучения, результаты обучения).
Мотивация и стимулирование персоналаИсследование средств материальных и нематериальных методов мотивации и стимулирования сотрудников.

Таким образом, рассмотрев содержание аудита функций системы управления персоналом, можно сделать вывод о том, что в организации необходимо комплексно подходить к данному этапу аудита персонала, что позволит более точно сформировать итоги аудита и принять, в последующем, рациональные управленческие решения.


Аудит организационной структуры

Данное направление аудита подразумевает под собой контроль структуры и механизма управления организацией с учетом общепринятых норм, стандартов, принципов и законов. Организационный аудит предполагает осуществление контроля организационной структуры, определение степени соответствия структуры управления масштабу и специфики деятельности фирмы. Аудит определяет цели и задачи, стоимость, функции и способности к развитию действующей структуры.

Цель организационного аудита — это выявление финансовых и организационных рисков формирования структуры, финансовых потерь, которые несут такие риски для предприятия. На данном этапе должно быть определено текущее состояние фирмы или ее отдельных подразделений, а также составлен прогноз в части развития ее структуры, необходимости закрытия фирмы или ее подразделений, внесения корректировки или проведения реинжиниринга структурных связей и бизнес-процессов. Кроме того, на данном этапе проводится анализ правовой формы и действующей организационной структуры.


Аудит функционального разделения труда

Разделение и кооперация труда на предприятии являются важнейшими факторами, определяющими его производственный процесс. Проверка системы разделения труда, должностных обязанностей работников, оценка выполнения поставленных работникам задач, служит средством формирования мнения о целесообразности и рациональности разделения труда. В свою очередь, на тех предприятиях где развита система кооперации труда, аудиторская проверка способна оценить эффективность деятельности, например того или иного цеха или бригады. С помощью проверки оценивается качественный и количественный состав бригад, формируются предложения по их оптимизации.


Аудит эффективности управления персоналом

Оценочным критерием эффективности управления персоналом на предприятия, служит показатель производительности труда. Данный показатель представляет собой абстрактный набор соответствующих показателей. Так, к показателям производительности труда относят выработку на одного рабочего. Кроме того, сам показатель производительности труда может рассчитываться, как в денежной, так и натуральной форме. Дело в том, что различные авторы в своих научных и учебных изданиях по-разному трактуют понятие и предлагают оценивать и рассчитывать производительность труда. Прежде всего, это связано с формами и видами деятельности предприятий, отличающихся друг от друга. В частности, если коммерческое производственное предприятие выпускает определенную продукцию, то и уровень производительности труда на таком предприятии будет рассчитан как отношение объемов производства (или выручки) к среднесписочной численности персонала. Если же предприятие оказывает услуги, то уровень производительности труда на таком предприятии будет рассчитан как отношение выручки от оказания услуг к среднесписочной численности персонала. Если предприятие занимается торговой деятельностью, то уровень производительности труда на таком предприятии будет рассчитан как отношение объемов продаж к среднесписочной численности персонала. Но, возникают определенные трудности расчета уровня производительности труда в бюджетных, государственных и муниципальных предприятиях, что определено отсутствием таких показателей в этих учреждениях как: выручка и товарооборот.

В процессе аудита эффективности управления персоналом производится исследования факторов, повлиявших на изменение уровня производительности труда. Качественными показателями эффективности управления персоналом могут быть показатели, характеризующие движение персонала, а также его качественный состав.


Методы, подходы и этапы аудита персонала

В практике управления персоналом и аудита персонала, существуют разные подходы к методологии и этапам его проведения. В частности, хотелось бы отметить подход Н.В. Яшковой, которая выделяет следующие этапы аудита персонала:

— аудит движение персонала;

— аудит обучения персонала;

— аудит аттестации персонала;

— аудит оценки персонала;

— аудит стимулирования персонала;

— аудит продвижения персонала;

— аудит оценки персонала на соответствие профессиональным стандартам;

— аудит оценки персонала с позиции кадровой безопасности.

Таким образом, автор выделяет этапы аудита персонально более детально, чем были рассмотрены нами эти этапы выше. Однако, сама суть и процедуры аудиторской проверки в обоих случаях идентичны.

Скубенко Д.В. выделяет следующие этапы кадрового аудита:

— подготовительный. На подготовительном этапе определяются цели аудита, осуществляется подбор персонала для проведения аудиторской проверки, разрабатываются внутриорганизационные документы (приказ, распоряжение), определяются сроки, задачи, исполнители и участники проверки, проводится инструктаж исполнителей и участников, разрабатывается план сбора, предоставления и программы рассмотрения анализируемой информации.

— второй этап — этап сбора информации. В процессе сбора информации проводится мониторинг персонала, проверяется документация и отчетность, проводятся наблюдение, опросы, анкетирование, беседы, осуществляется предварительная обработка статистических данных. Компьютерная техника и современные информационные технологии позволяют ускорить и качественно оформить эти процедуры. Этап обработки и анализа информации. Полученная информация обрабатывается и формализуется в виде таблиц, схем, графиков, диаграмм, а потом по разработанному алгоритму осуществляются анализ и оценка данных о деятельности персонала путем сравнения с другими аналогичными организациями или научно обоснованными нормами.

— третий — заключительный этап. На этом этапе готовится отчет о результатах аудиторской проверки, формулируются выводы и рекомендации по рационализации труда персонала и совершенствованию службы персонала организации.

К методам исследования в ходе аудита персонала относят: метод прямого наблюдения, метод анализа документов и метод опроса .

Несколько иную классификацию методов аудита персонала предлагает  К.В. Шпота, к первой группе автор относит методы оценки, основанные на сравнении объектов аудита: метод сравнения по парам, рейтинг сравнения и метод сравнительных анкет. Вторая группа представлена методами, основанными на оценке потенциальных возможностей аттестуемого: метод анкетирования и тестирования.

Метод прямого наблюдения предполагает наблюдение за процессом деятельности работников на своих рабочих местах, процессом управления вышестоящими сотрудниками, а также соответствия условия трудовой деятельности работников, требуемому законодательству.

Метод анализа документов основан на исследовании таких управленческих документов в области учета персонала как:  трудовые договоры; графики отпусков; Положения «О персонале»; Положения «Об оплате труда»; штатное расписание; трудовые книжки; табели учета использования рабочего времени; приказы по личному составу; личные дела сотрудников компании; сведения о среднесписочной численности работников.

Метод опроса основан на проведении обобщенных опросов всех сотрудников, а также на проведении опроса отдельных категорий работников. Опрос разрабатывается заранее и должен быть построен так, чтобы учитывать специфику деятельности персонала в организации и особенности его межличностного общения.

Методы оценки, основанные на сравнении объектов аудита: метод сравнения по парам, рейтинг сравнения и метод сравнительных анкет. Данные методы применяются в целях сравнения отдельных категорий работников, либо определении из совокупности групп, тех работников, которые обладают рядом отличительных признаков. Например, к таким признакам могут быть отнесены: повышенный или пониженный уровень производительности труда; профессиональной подготовки, нарушения трудовой дисциплины и т.д.

Методы, основанные на оценке потенциальных возможностей аттестуемого: метод анкетирования и тестирования. Все люди, в т.ч. сотрудники отдельных предприятий, могут иметь большой трудовой потенциал, но скрывать его в силу своих личных особенностей. В связи с чем, в компании в процессе аудита персонала, проводится тестирование и анкетирование сотрудников. Анкеты и тесты не должны быть идентичными, их необходимо построить таким образом, чтобы учесть специфику деятельности отдельных категорий работников.

По результатам проведения кадрового аудита, руководство и менеджеры компании, могут сделать выводы относительно:

— обеспечения кадровой безопасности предприятия;

— баланса трудовых ресурсов на предприятии;

— качественных и количественных показателей, характеризующих систему управления персоналом;

— преобладающего руководящего стиля в организации;

— внутреннего климата в коллективе;

— социальных отношений среди сотрудников;

— возможности внедрения инноваций;

— причин изменения уровня производительности труда;

— трудового потенциала на предприятии.

Итоговый отчет — важный документ, который составляется по завершении процедуры аудита в организации. Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде.

В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем.

Как правило, документ по содержанию делится на 2 блока:

— в первом из них расписываются итоги проверки, в том числе результаты сверки обязательных документов;

— во втором — итоги проверки документов по каждому из работников, в ходе которой анализируются трудовые договоры, личные карточки, факт ознакомления с локальными актами, содержание и правильность ведения трудовых книжек.

Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:

— название и номер документа;

— сведения о лицах, проводивших аудит;

— информация о профессиональной квалификации таких лиц, их образовании и т. д.;

— подписи проводивших аудит лиц;

— перечень возможных санкций за обнаруженные нарушения;

— рекомендации по устранению нарушений.

Таким образом, аудит управления персоналом представляет собой комплексный процесс, состоящий из взаимосвязанных блоков. Общая цель которых, провести оценку и выявить направления совершенствования эффективности управления персоналом на предприятии в целом.


Пример результатов аудита персонала

Таблица 3 — Результаты аудита персонала в ООО МКК «ххх»

ПроблемаХарактеристика
Отсутствие комплексной оценки персонала на предприятииВ компании на протяжении всего периода ее существования, аудит персонала не проводился ни разу, в связи, с чем в организации отсутствует методология, а также принятые локальные нормативно-правовые акты, регламентирующие эту процедуру.
Коэффициент абсентеизма не соответствует нормативному значениюКоэффициент абсентеизма, составил по итогам 2018 и 2019 года 6,2%, что больше аналогичного периода 2017 года на 0,2%, данное увеличение показателя вызвано повышением времени отсутствия сотрудников на работе.
Высокий показатель текучести кадровУровень текучести кадров превышает рекомендуемый на 6%, что в свою очередь становиться причиной низкого уровня показателя средней продолжительности работы сотрудников на предприятии.
Организационная структура построена неверноОрганизационная структура, представленная руководством компании, имеет неверное построение. Не отражена полная взаимосвязь подчиняющихся и подчиняемых элементов.
Неэффективная система оплаты труда и стимулирования трудовой деятельности персонала.Производительность труда работников компании на протяжении анализируемого периода снижается, что вызвано снижением общего объема выданных займов и ипотечных кредитов, при этом в компании наблюдается положительная динамика рост среднемесячной заработной платы.
Снижение уровня производительности труда, уровня выполнения плановых показателей и общего количества объемов выданных кредитов и займовУровень выполнения плана выданных займов и ипотечных кредитов на протяжении анализируемого периода снижается. Причинами снижения уровня выполнения планового задания по выдаче займов и ипотечных кредитов является, во-первых, повышение уровня конкуренции на рынке кредитования физических лиц, во-вторых снижение качественных характеристик персонала организации. За счет последнего фактора, общее количество выданных займов и кредитов в расчете на 1 работника снижается из года в год.

Таким образом,  первоочередной проблемой в ООО МКК «ххх» является отсутствие комплексной оценки персонала на предприятии. Так, в компании на протяжении всего периода ее существования, аудит персонала не проводился ни разу, в связи, с чем в организации отсутствует методология, а также принятые локальные нормативно-правовые акты, регламентирующие эту процедуру. Причиной сложившейся проблемы является недопонимание руководством компании значимости проведения аудита персонала, а также отсутствие профессионально подготовленного специалиста по вопросам проведения данного вида проверки.

Следующей выявленной проблемой является уровень коэффициента абсентеизма, уровень которого составил по итогам 2018 и 2019 года 6,2%, что больше аналогичного периода 2017 года на 0,2%, данное увеличение показателя вызвано повышением времени отсутствия сотрудников на работе.

Высокий уровень текучести кадров, не соответствующий рекомендованному методикой проведений аудита персонала проверки, является проблемой, которая влияет на качественный состав работников организации и общий его стаж работы в компании.

Организационная структура, представленная руководством компании, имеет неверное построение. Не отражена полная взаимосвязь подчиняющихся и подчиняемых элементов, что требует ее полной перестройки, а так же перераспределения функций и обязанностей работников отделов и служб.

Неэффективная система оплаты труда и стимулирования трудовой деятельности персонала, определена превышением темпов роста заработной платы работников над темпами роста производительности его труда. В таких условиях снижается уровень мотивации сотрудников к повышению эффективности осуществления своей деятельности, связанной с продажей кредитных продуктов предприятия.

Снижение уровня производительности труда, уровня выполнения плановых показателей и общего количества объемов выданных кредитов и займов. Причинами снижения уровня выполнения планового задания по выдаче займов и ипотечных кредитов является, во-первых, повышение уровня конкуренции на рынке кредитования физических лиц, во-вторых снижение качественных характеристик персонала организации. За счет последнего фактора, общее количество выданных займов и кредитов в расчете на 1 работника снижается из года в год. Основной проблемой, которая способствовала формированию данной тенденции, является недостаточный уровень профессиональной подготовки кадров, снижение количества персонала, повысившего уровень своей квалификации, а также отсутствие системы аттестации персонала в 2019 году в компании.

Возможные последствия выявленных проблем по результатам аудита представлены в таблице 4.

Таблица 4 – Возможные последствия выявленных проблем по результатам аудита персонала в ООО МКК «ххх

ПроблемаВозможные последствия
Отсутствие комплексной оценки персонала на предприятииСнижение эффективности всей системы управления персоналом предприятия, снижение уровня производительности труда и показателей, характеризующих эффективность функционирования компании на рынке реализуемых услуг
Коэффициент абсентеизма не соответствует нормативному значениюСнижение уровня трудовой дисциплины может способствовать снижению производительности труда в компании
Высокий показатель текучести кадровТекучесть кадров влияет на качественный состав персонала, а также может способствовать росту затрат на привлечения персонала, его подбор, обучение и другие показатели, связанные с его профессиональной деятельностью
Организационная структура построена неверноНарушение функциональных обязанностей и системы взаимосвязи работы отдельных отделов и самих работников между собой, может способствовать возникновению риска снижения эффективности функционирования предприятия в целом.
Неэффективная система оплаты труда и стимулирования трудовой деятельности персонала.Низкий уровень заинтересованности работников в повышение объемов продаж, носит явно пагубный характер для эффективности функционирования компании в целом, что может повлечь к повышению уровня риска возникновения банкротства.
Снижение уровня производительности труда, уровня выполнения плановых показателей и общего количества объемов выданных кредитов и займовДальнейшая отрицательная динамика выполнения плановых показателей, снижения количества выданных кредитов и займов, снижение прибыли.

Результаты проведенного аудита персонала предприятия показали, что в компании имеются существенные проблемы, требующие, в первую очередь разработки и внедрения комплексной оценки персонала в ООО МКК «Сибирский Капитал», а также устранения выявленных в ходе проведенной аудиторской проверки проблем за счет разработки соответствующих управленческих решений.

Таким образом, по результатам проведённых исследований, можно сделать следующие основные выводы:

— ООО МКК «Сибирский Капитал» одна из ведущих компаний в Кемеровской области, специализирующихся на микрофинансировании, действующая с 2011 года. Результаты проведенного анализа основных экономических показателей деятельности ООО МКК «Сибирский Капитал» показали, что на протяжении последних трех лет в компании наблюдается общее снижение объемов выдачи займов, что в первую очередь вызвано повышением конкуренции в данной отрасли. Сложившаяся ситуация может отрицательно повлиять на финансовую устойчивость компании, а также отразиться на показателях ее эффективности функционирования, которые и так находятся на довольно низком уровне;

— проведенный аудит персонала ООО МКК «Сибирский Капитал» позволил определить ряд проблем, которые требуют решения, данные проблемы связаны, прежде всего, с отсутствием комплексной оценки персонала на предприятии;

— в компании, также были выявлены проблемы связанные с существующей системой управления персонала и эффективностью его использования, к таким проблемам можно отнести: несоответствующий нормативному значению  коэффициент абсентеизма; высокий показатель текучести кадров; неверно построенная организационная структура; неэффективная система оплаты труда и стимулирования трудовой деятельности персонала; снижение уровня производительности труда и выполнения плановых показателей.

Оставьте комментарий