Огромное значение при организации правильного движения документов внутри предприятия имеет электронный документооборот. Кадровая служба на предприятии или в казенном учреждении выполняет практически идентичные функции. Одной из которых является обработка первичной кадровой документации, координирующую деятельность каждого отдельного структурного учреждения. Но в современном мире цифровизации и автоматизации учетных процессов, не всегда кадровая служба учреждения работает эффективно. В первую очередь это может быть обусловлено применением устаревших технологий учета кадров, применением морально и физически устаревших персональных компьютеров, программного обеспечения.
Решением данных проблем является применение и внедрение современных средств способных повысить эффективность электронного документооборота. Прежде всего это специальное компьютерное обеспечение. На коммерческом уровне существует множество программ, с помощью которых можно организовать довольно эффективную систему кадрового документооборота. Такие программы, как правило, используют коммерческие предприятия, в том числе: предприятия производственной сферы и сферы услуг; предприятия розничной и оптовой торговли, предприятия финансового сектора и банки, а так же другие предприятия и организации, основной целью которых, является получение прибыли. Что же касается государственных учреждений, то здесь ситуация немного иная. В зависимости от конкретного учреждения, в нем может использоваться ограниченный набор программного обеспечения, что определено секретностью деятельности учреждения, его значимостью и так далее. Применяемые в российской практике программы электронного документооборота, часто являются разработками компаний, находящихся в иностранных государствах, в том числе имеющих статус «недружественных». Поэтому применение таких средств учета кадров и организации документального оборота, является не логичным, а порой и даже опасным. В любой момент личные данные сотрудников предприятий и учреждений, абсолютно любых организационно-правовых форм и сфер деятельности, могут оказаться в открытом доступе, что естественно, недопустимо.
Основными же проблемами в работе с первичной кадровой документацией предприятий и учреждений, являются:
— большой объем документов, требующих существенного времени на их обработку;
— рост количества фактов утраты и потери документов;
— увеличение нареканий деятельности самого отдела кадров со стороны руководства и иных отделов (подразделений).
Решение о переходе на электронный кадровый документооборот (далее – ЭКДО) работодатель должен оформить соответствующим локальным нормативным актом, содержащим информационную систему с использованием которой будет осуществляться ЭКДО, дату введения ЭКДО. Также работодатель обязан будет уведомить каждого работника о переходе на ЭКДО, а поступающего на работу, при заключении трудового договора.
Представим основные преимущества именно электронного кадрового документооборота:
— позволяет поддерживать удаленный режим работы (что довольно актуально в связи с событиями 2019-2021 года);
— высокая скорость обмена данными, в том числе при использовании сети «Интернет»;
— оптимизация процессов оформления и формализации кадровых документов;
— снижение расходов на организацию ведения кадровой службой, бумажного документооборота;
— улучшение уровня коммуникации между подразделениями, а также кадровой службой и руководством компании.
Кроме того, актуальность внедрения электронного документооборота заключается в появлении нестандартных форм занятости. Как показала практика организации работы в период пандемии, уровень использования информационных средств в работе с кадровыми документами возрос в разы. Активно внедряется система учета отдельных категорий самозанятых, как в рамках налогового регулирования, так и в рамках оформления трудовых отношений и определения статуса – получателя социальных гарантий.
При этом, необходимо отметить, что в конце 2021 года был принят Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», а фактически о введении электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Электронные кадровые документы и раньше использовались в отдельных случаях, а также для дистанционных работников. Сама же основа, регулирующая необходимость применения электронного документооборота в РФ, была заложена в Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, принятой в 2017 году.
В отдельных органах государственной власти нашей страны, с апреля 2020 года начался проводиться эксперимент по внедрению системы электронного документооборота. Суть данного эксперимента заключается в полном отказе от дублирования отдельных документов на бумажном носителе.
Под действие эксперимента попадали кадровые документы, а том числе «с ознакомлением под роспись»:
— трудовой договор;
— заявление на увольнение;
— приказ о приеме на работу;
— приказ о поощрении служащих;
— графики отпусков;
— локальные нормативные акты учреждений и другие.
Благодаря эксперименту была апробирована и информационно-аналитическая система в сфере трудовых отношений «Работа в России».
В результате проводимого эксперимента был выявлен ряд проблем, связанных с взаимодействием отдельных отделов, в том числе по средствам электронного обмена документами. Такие проблемы отмечались в различных государственных структурах, что потребовало продолжить работу над совершенствованием внедряемой системы.
По статистике 24% компаний уже имеют опыт использования кадровых электронных документов в ходе аудиторских и налоговых проверок, а также судебных разбирательств, а контролирующие органы и суды при выполнении своей работы в 67 % случае принимают за доказательства электронные кадровые документы.
Применение современных цифровых технологий в организации кадрового документооборота государственных и муниципальных учреждений ограниченно наличием специализированных программ. Если коммерческие компании имеют возможность найти на рынке IT-продуктов, довольно большое количество компьютерных программ для организации кадрового документооборота, то государственные учреждения могут использовать только специализированные, разработанные на федеральном уровне, программы. К сожалению, данное программное обеспечение не всегда учитывает особенности работы учреждений по тем или иным направлениям.
Современные автоматизированные системы управления (АСУ) персоналом существенно повышают производительность труда сотрудников отдела кадров. Использование АСУ персоналом позволяют избавиться от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов. При этом возникает актуальный вопрос, касающийся информационной защиты в кадровом делопроизводстве. В связи с тем, что основными поставщиками программного обеспечения выступают западные страны и страны азиатско-тихоокеанского региона, значимость исследуемой проблемы не вызывает сомнений. Со стороны федеральных органов власти необходимо более тщательно проработать законодательную базу в области защиты информации, в том числе в вопросах обязательного перехода на российское программное обеспечение учета кадров.
Можно выделить следующие виды систем для КЭДО, которые уже представлены на современном рынке — системы, включающие инструменты для удаленного подписания документов. Их преимущества заключаются в том, что они достаточно недорогие (бесплатные), удобны и быстры в установке и настройке, подходят для микробизнеса, где небольшое количество сотрудников.
Данные системы необходимы только для подписания документов; обмен и согласование для цифровизации и автоматизации происходит только через сторонние системы — решения для совместной работы с документами. Такие системы подходят для небольших компаний, возможен обмен документами как внутри системы, так и внешними системами, есть личный кабинет работника, и у них простой и удобный интерфейс.
Таким образом, внедрение системы электронного документооборота является эволюционным шагом развития системы управления персоналом на предприятиях и в учреждениях разных сфер и направлений деятельности. Система электронного документооборота оказывает положительное влияние на снижение трудоемкости работ по учету кадров, снижает нагрузки на кадровые отделы, а также способствует экономию других видов затрат. При этом, рационально выстроенная система электронного документооборота, служит залогом успешной деятельности компании.
