В последнее время, в практике организации деятельности российских компании, повышается роль аутсорсинга. Аутсорсинг в переводе с английского означает «внешний ресурс». Простым же языком, компании пытаясь избавиться от лишней трудоемкости организационных процессов, передают часть функций отделов независимым фирмам.
Наиболее актуальным направлением аутсорсинга, на сегодняшний день, являются:
— маркетинговый аутсорсинг;
— аутсорсинг персонала;
— аутсорсинг печати и почты;
— IT – аутсорсинг;
— юридический аутсорсинг;
— бухгалтерский аутсорсинг;
— налоговый аутсорсинг.
Преимущества любого из перечисленных выше видов аутсорсинга заключается в том, что компания, которая оказывает данные услуги, более активно специализируется по конкурентному направлению деятельности. Так, если производственное предприятие занято непосредственно производством и сбытом продукции, у него может быть «слабый» отдел маркетинга. В связи с чем, предприятию целесообразно обратиться к специализирующей компании для построения маркетинговой политики. Но только на построении данной политики дело остановиться не может, маркетинговый аутсорсинг предполагает широкий спектр услуг, оказываемый аутсорсинговой компанией.
Аналогичная ситуация наблюдается и в сфере управления персоналом. Аутсорсинг персонала предполагает включение в функции аутсорсинговой компании такие направления как:
— подбор и отбор персонала;
— аттестация и переквалификация персонала;
— обучение персонала;
— оценка эффективности использования персонала;
— организация кадрового документооборота;
— мотивация и контроль персонала.
Таким образом, аутсорсинг персонала включает в том числе и организацию документооборота. С одной стороны, для коммерческих компаний, аутсорсинг, если затраты на него будут оправданы, предполагает ряд преимуществ, а именно:
— снижение нагрузки на отдел кадров (либо его полная ликвидация);
— повышение качества управления персоналом;
— снижение затрат на персонал;
— повышение показателей производительности труда персонала.
С другой же стороны, аутсорсинг персонала не может применяться абсолютно ко всем государственным и муниципальным учреждениям. Во-первых, не все аутсорсинговые компании обладают необходимыми компетенциями для управления персоналом в наиболее «узких» государственных и муниципальных учреждения. Так, в военных комиссариатах имеются свои особенности управления персоналом, существенно отличающиеся от обычных, коммерческих предприятий. Во-вторых, передача аутсорсинговой компании функций управления персоналом, предполагает раскрытия определенных сведений о сотрудниках учреждений. Что крайне нежелательно, особенно если данные учреждения связаны с государственной системой безопасности.
Отдельным вариантом аутсорсинга является размещение информационно — технологических систем. Так, аутсорсинговая компания выдает лицензию (право) на использование отдельного вида, принадлежащего ей, программного обеспечения. Данная концепция получила название «Программное обеспечение как услуга». При кадровом аутсорсинге так же можно воспользоваться вариантом приобретения программного обеспечения. Однако, здесь возникает вопрос, о целесообразности полной передачи в аутсорсинг кадрового документооборота, либо просто приобретение программного обеспечения и сохранения функций отдела кадров у себя в компании.
Таким образом, аутсорсинг персонала предполагает передачу основных функций управления персоналом аутсорсинговой компании. Данная направление осуществляется с целью сокращения материальных расходов и расходов человеческих ресурсов.
Рассматривая тему аутсорсинга персонала, необходимо обратить внимание на такое понятие как аудит персонала. Дело в том, что некоторые аутсорсинговые компании предоставляют данные услуги. Аудит персонала подразумевает не только проверку правильности и рациональности организации бухгалтерского первичного учета кадров, заработной платы, но и направлен на оценку самого процесса организации работы персонала, эффективности его функционирования. В связи, с чем для отдельных компаний, представляется возможность не передавать систему управления персоналом на аутсорсинг, а периодически проводить аудит персонала.
В заключении следует отметить, что за счет перехода к глобальной цифровизации во всех сферах деятельности развитие кадрового документооборота является уже необходимым и неизбежным процессом. Внедрение электронного документооборота в кадровую сферу позволяет сократить трудозатраты и повышает производительность труда. В Российской Федерации проводятся эксперименты по введению электронного документооборота в кадровую сферу, что отражается на введении электронных трудовых книжек, использовании электронной цифровой подписи, переходе полностью на электронную работу с документами. Следует ожидать, что нормативно-правовая база в области КЭДО будет совершенствоваться одновременно с развитием системы электронного документооборота.
Можно сделать следующие выводы:
— организация кадрового делопроизводства занимает важную составляющую во всей системе управления персоналом и является одной из функций кадровых служб;
— организация кадрового документооборота представляет собой процесс с помощью которого осуществляется кадровый учет работников с формированием всей необходимой кадровой документацией;
— в настоящее время, все активнее и активнее в систему кадрового документооборота внедряются современные цифровые технологии обработки и хранения документов, что определено необходимостью оптимизации данного направления деятельности кадровых служб;
— аутсорсинг персонала включает в себя направления по передаче аутсорсинговой компании, в том числе функций, связанных с организацией кадрового документооборота. При этом не все государственные и муниципальные учреждения могут воспользоваться данной услугой в связи с определенными обстоятельствами.
