Содержание
В современной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе вспомогательных процессов и является мощным инструментом управления персоналом. Для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, в том числе кадровыми, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Также организация работы с кадровыми документами влияет на качество работы службы персонала, организацию и культуру труда работников всей организации. От того, насколько профессионально ведется кадровая документация, зависит успех управленческой деятельности организации в целом. Поэтому грамотный работник службы персонала должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за ведение кадровой документации в организации, не знакомы с основами современного кадрового делопроизводства, а тем более — с тонкостями ведения документации.
Что такое кадровое делопроизводство?
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.
Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.
Задачи кадрового делопроизводства
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
— документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
— построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
— регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
— создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;
— разрешить трудовые споры.
[flat_ab id=»5″]
Виды кадровых документов
По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов.
1. Документация по приему на работу:
— заявление о приеме на работу;
— контракт о назначении на должность;
— приказ о приеме на работу;
— протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
— заявление о переводе на другую работу;
— представление о переводе на другую работу;
— приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
— заявление об увольнении;
— приказ об увольнении;
— протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
— график отпусков;
— заявление о предоставлении отпуска;
— приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
— представление о поощрении;
— приказ о поощрении;
— протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
— докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
— объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
— приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
— протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов.
1. Организационно-правовая документация:
— правила внутреннего трудового распорядка;
— штатное расписание;
— положение о структурном подразделении;
— график отпусков;
— должностные инструкции.
2. Персональная документация:
— трудовая книжка;
— личное дело;
— личная карточка работника.
3. Договорная документация:
— коллективный договор (соглашение);
— трудовой договор.
4. Распорядительная документация:
— приказы по личному составу.
5. Учетная кадровая документация:
— учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;
— документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.
6. Информационно-справочная документация.
Причем к локальным нормативно-правовым актам относятся:
— правила внутреннего трудового распорядка;
— коллективный договор;
— штатное расписание;
— положение о должностной инструкции;
— положение о защите персональных данных работников;
— положение по оплате труда;
— положения о структурных подразделениях и др.
Кадровая политика и кадровый документооборот в компании
Существование любой организации невозможно без ведения документооборота. Уже на этапе планирования какой-либо организации, человек сталкивается с составлением и оформлением первичных документов, таких как бизнес-план, свидетельства о государственной регистрации, документы, оформляемые в налоговых органах и т.д.
Далее, наряду с ведением текущей документации фирмы или организации, согласно действующему законодательству, ведется и кадровый документооборот, обеспечивающий организацию работы по управлению персоналом. Для эффективной организации данной работы, необходимо четкое осознание кадровой политики, проводимой в организации.
[flat_ab id=»5″]
Кадровая политика – генеральное направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм, организационных механизмов по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на создание квалифицированного и высокопроизводительного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегического развития организации и стратегии управления ее персоналом.
Исходя из определения, можно сделать вывод, что главной целью кадровой политики является создание системы управления кадрами, базирующейся, в основном, не на административных методах, а на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника и организации, достижение высокой производительности труда, повышения эффективности производства.
Главной задачей кадровой политики служит обеспечение условий реализации действующего законодательства в области трудовых взаимоотношений.
Типы кадровой политики
Типы кадровой политики:
а) по уровню осознанности тех правил и норм, которые лежат в основе кадровых мероприятий:
1) Пассивная, когда руководство предприятия не имеет четкого представления действий в отношении управления персоналом и вся кадровая работы сводится к устранению негативных последствий. Данная политика характеризуется отсутствием прогноза кадровых потребностей, средств оценки труда и персонала, и как следствие, руководство в данном случае зачастую вынуждено действовать в режиме экстренного реагирования на какие-либо конфликтные ситуации, без анализирования причин и возможных последствий этих ситуаций.
2) Реактивная. В данном случае руководство осуществляет контроль над симптомами негативного состояния в кадровой работе, причинами и ситуацией развития кризиса и принимает своевременные меры по локализации кризиса, нацелено на осознание причин, которые привели к кризису в кадровой работе.
3) Превентивная, т.е. данная политика направлена на предупреждение возникновения каких-либо трудностей в работе с персоналом и используется, когда руководство предприятия имеет оправданные прогнозы развития ситуации. В программах развития предприятия содержатся краткосрочные и среднесрочные прогнозы потребности в кадрах, сформулированы задачи по развитию персонала.
4) Активная. О существовании данной кадровой политики можно говорить, когда руководство предприятия имеет не только прогноз развития ситуации, но и средства влияния на данную ситуацию, а кадровая служба способна разрабатывать антикризисные кадровые программы, проводить регулярный мониторинг ситуации и корректировку исполнения программы.
б) по степени открытости организации к внешней среде при формировании кадрового состава:
1) Открытая кадровая политика характерна тем, что организация прозрачна для потенциальных сотрудников на любом структурном уровне. Такая политика может быть использована новыми организациями, ведущими агрессивную политику завоевания рынка, ориентированными на быстрый рост и выход на передовые позиции в своей отрасли.
2) Закрытая кадровая политика характеризуется тем, что организация ориентирована на включение в свой состав новых сотрудников только с низшего должностного уровня, а вакантные должности высшего уровня занимаются сотрудниками, уже некоторое время работающими в организации. Данная политика характерна для компаний, ориентированных на создание определенной корпоративной атмосферы, а также работающих в условиях дефицита кадровых ресурсов.
