Пример аудита МПЗ


Источники информации для аудита МПЗ на предприятии

Источниками информации для проведения  аудита материально – производственных запасов в ООО ПКФ «Хлебмаш» являются:

— учетная политика и рабочий план счетов;

— первичные ученые документы и регистры бухгалтерского учета материально – производственных запасов;

— формы бухгалтерской отчетности.


Рабочий документ аудитора «Аудит сохранности материально – производственных запасов и их движения»

Аудит наличия, поступления, выбытия и инвентаризации материально – производственных запасов и их сохранности. Выполняя процедуру аудита сохранности материально – производственных запасов в ООО ПКФ «Хлебмаш», нами были получены ответы на следующие вопросы, которые представлены в таблице 1

Таблица 1 – Рабочий документ аудитора «Аудит сохранности материально – производственных запасов и их движения»

№ п/п Вопрос Ответ
1 2 3
1 Определен ли круг лиц, которые несут ответственность за поступление и выбытие материально – производственных запасов, за правильное оформление учета данных операций?   да
2 Заключены ли договоры материальной ответственности с этими лицами да, но не со всеми
3 Согласовывается ли увольнение и перемещение материально — ответственных лиц с главным бухгалтером организации? да
4 Имеется ли в графике документооборота распределение обязанностей по составлению и оформлению первичных документов по приему — передаче материально – производственных запасов с указанием сроков их представления? да
5 Наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов на движение материально – производственных запасов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером? да
6 Наличие у контрольно-пропускной службы и бухгалтерии образцов подписей лиц, имеющих право подписи первичных документов на движение материально – производственных запасов? нет
7 Оснащены ли складские помещения и места постоянного и временного хранения материально – производственных запасов, оборудованием в соответствии с правилами пожарного надзора и техники безопасности? не в достаточной мере
8 Оснащены ли складские помещения и места постоянного и временного хранения материально – производственных запасов средствами видео фиксации нет
9 Общие правила проведения инвентаризации соответствуют положениям нормативных актов? да
10 Порядок проведения инвентаризации материально – производственных запасов соответствует положениям нормативных актов? да
11 Формы первичных документов по учету результатов инвентаризации материально – производственных запасов соответствуют положениям нормативных актов? да
12 Отражение в бухгалтерском учете излишков материально – производственных запасов выявленных при инвентаризации соответствует положениям нормативных актов? да
13 Отражение в бухгалтерском учете недостач материально – производственных запасов выявленных при инвентаризации соответствует положениям нормативных актов? да

Рабочий документ аудитора «Проверка документального оформления и учета приобретения и продажи материально – производственных запасов»

Рабочий документ аудитора «Проверка документального оформления и учета материально – производственных запасов» представлен в таблице 2.

Таблица 2 – Рабочий документ аудитора «Проверка документального оформления и учета приобретения и продажи материально – производственных запасов»

№ п/п Вопрос Ответ
А 1 2
  Приобретение материальных ценностей за плату  
1 Договора на приобретение материально – производственных запасов за плату заключены в соответствии с положениями нормативных актов? да
2 Формирования первоначальной стоимости материально – производственных запасов приобретенных за плату соответствует положениям нормативных актов? да
3 Бухгалтерский учет и налогообложение операций по приобретению материально – производственных запасов по договору купли-продажи (поставки) соответствует положениям нормативных актов? да
4 Бухгалтерский учет операций по приобретению материальных ценностей первоначальной стоимостью до 40 000 руб. соответствует положениям нормативных актов? да
5 Принятие материальных ценностей к бухгалтерскому учету, оформляется составлением акта о приеме-передаче? да, но имеются недочеты в оформлении
  Продажа материалов, запасов, готовой продукции и товаров  
6 Заключены ли договора на продажу материальных ценностей? да, но только на продажу готовой продукции, материалы, используемые в ходе ремонтных  работ, реализуются без договоров
7 Выбытие материальных ценностей в бухгалтерском учете отражается на основании установленных учетных документов? да

В ходе проведенного аудита документального оформления и учета материально – производственных запасов, были выявлены недостатки, касающиеся недочетов оформления первичных документов по учету отпуска сырья и материалов в производство, а также продажи готовой продукции.

Информация о составе и наличии материально – производственных запасов в ООО «XXX» отображается в полной мере в бухгалтерском балансе. Расчет данных по начальному сальдо счета 10 «Материалы» а также сопоставление оборотов по этому счету, показал правильность формирования итогового дебетового сальдо по счетам.


Рекомендации по результатам аудита МПЗ

В ходе проведенного аудита материально – производственных запасов в ООО ПКФ «Хлебмаш», были выявлены следующие недостатки, а именно:

— не со всеми работниками, которые несут ответственность за поступление и выбытие материально – производственных запасов, в ООО ПКФ «Хлебмаш» заключены  договоры материальной ответственности;

— склады ООО ПКФ «Хлебмаш» не в полной мере оснащены необходимыми средствами пожарной безопасности;

— система видео фиксации на территории складов ООО ПКФ «Хлебмаш» и в целом предприятия отсутствует;

— у контрольно – пропускной службы ООО ПКФ «Хлебмаш» отсутствует образы подписей лиц, имеющих право подписи первичных документов на движение материально – производственных запасов;

—  в учетной политике отражен перечень счетов бухгалтерского учета материалов, который не в полной мере соответствует рабочему плану счетов предприятия.

В связи с выявленными проблемами предприятию предлагается:

1. Со всеми работниками, которые несут ответственность за поступление и выбытие материально – производственных запасов, в ООО ПКФ «Хлебмаш» заключить договоры материальной ответственности.

Материальная ответственность – это денежные взыскания с работника или коллектива за причиненный материальный ущерб, вследствие выполнения своих трудовых обязанностей. Договор может быть заключен между работодателем и работником или работодателем и трудовым коллективом или бригадой. Соглашение о материальной ответственности заключается в момент подписания трудового договора, один экземпляр передается на хранение в отдел кадров, второй хранится у руководителя. В договоре оговариваются обязанности обеих сторон. При заключении договора между работодателем и коллективом или бригадой, все сотрудники должны иметь одинаковые права доступа к материальным ценностям и осуществляют трудовые операции с использованием вверенного имущества. Материальная ответственность сотрудника не может быть выше денежной компенсации предусмотренной действующим законодательством.

Материальная ответственность, согласно действующему законодательству, наступает в независимости от того, что гражданин привлекается к другой ответственности:

— административной;

— уголовной;

— дистанционной.

В случае нанесения ущерба компании, организации, корпорации, частному предпринимательству, к работнику могут применяться материальные удержания:

— лишения годовых премий;

— поощрительных выплат за хорошо проделанную работу.

Расторжение трудового договора после нанесения ущерба, не снимает материальную ответственность с работника, который нанес урон. Денежная компенсация возмещается сотрудником, в равной степени, предусмотренной законодательством в независимости от занимаемой должности, как для руководителя, так и для простого рабочего.

Денежная компенсация, выплачиваемая работодателем сотруднику, не может быть ниже предусмотренной законодательством.

2. В целях обеспечения сохранности материально – производственных запасов, ООО ПКФ «Хлебмаш» рекомендуется оснастить склады необходимыми средствами пожарной безопасности и средствами видео фиксации.

Склад является местом хранения большого количества материальных ценностей, к которому часто имеют доступ многие работники компании. По некоторым данным, до 80% хищений на складах осуществляется собственными сотрудниками. Поскольку потенциальный ущерб от хищений может быть велик, и ограничен только наглостью и умениями воров, установка системы видеонаблюдения на складе абсолютна необходима и способна в кратчайшие сроки окупить себя. Наличие камер видеонаблюдения на складе оказывает психологическое влияние на «нечистых» на руку сотрудников. По статистике, установка надежной системы видеонаблюдения на складе окупается за 2-3 месяца. А для большого склада с дорогостоящими товарами, возможно, и быстрее. Помимо возможности проведения расследования и разбора нештатных ситуаций, сам факт наличия системы видеонаблюдения на складе заставляет нарушителей помнить о неизбежности наказания и не совершать кражу. Только просмотр архивной записи поможет установить, было ли падение коробок со стеллажей и их повреждение вызвано ошибками управления водителя автопогрузчика или же кладовщик изначально неправильно их разместил. Бесспорно особенности системы видеонаблюдения зависят от режима работы склада, номенклатуры товара, расположения стеллажей, конфигурации помещений и рабочих зон. Тем не менее, можно сделать несколько общих рекомендаций. ООО ПКФ «Хлебмаш» рекомендуется устанавливать на склад аналоговую систему видеонаблюдения AHD.

Система видеонаблюдения на складе может быть подразделена на следующие зоны: зона хранения, зона погрузки-разгрузки товаров, зона сборки заказов и зона выдачи. Правильно спроектированная система видеонаблюдения на складе позволит мониторить перемещение товаров по территории склада, фиксировать принятие и выдачу товаров, контролировать работу всего персонала.

Система видеонаблюдения строится на основе аналогового AHD оборудования. Для организации видеонаблюдения в складских помещениях потребуется следующее оборудование:

Купольные пластиковые камеры AHD-10D «Alfa» для наблюдения за стеллажами 4*1450=5800 рублей

Уличная вариофокальная камера AHD-10VB «Delta» для наблюдения за зоной погрузки-выгрузки 4300 рублей

Вариофокальная купольная камера PVD-IR1300AHD 4250 рублей для детального наблюдения за зоной комплектации заказов и упаковки

Видеорегистратор на 8 каналов MAVR-008 7640 рублей

Блок питания на 5А БП-5А 1690 рублей

Разъемы для подключения 500 рублей.

Монитор с диагональю экрана 17” 6000 рублей

Жесткий диск 1 ТБ 5137 рублей.

Комбинированный кабель 300 метров 7000 рублей

Итого общая стоимость оборудования составляет порядка 42 тыс.руб.

3. Выдать контрольно – пропускной службы ООО ПКФ «Хлебмаш» образы подписей лиц, имеющих право подписи первичных документов на движение материально – производственных запасов. Федеральный закон № 402-ФЗ не ограничивает право хозяйствующего субъекта в установленном порядке передать право подписи первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности другому лицу на основании доверенности или путем указания в самом договоре о наделении правомочий на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета.

При этом стороны такого договора могут как указать в договоре конкретное лицо (лиц), которое наделяется правом подписи указанных в договоре документов, так и указать, что заказчик передает право подписи указанных документов исполнителю (в лице руководителя).

4. Внести корректировки в учетной политике в  разделе, где отражен перечень счетов бухгалтерского учета материалов.

Планируемый экономический эффект от предлагаемых мероприятий представлен в таблице 3.

Таблица 3 — Планируемый эффект от предлагаемых мероприятий

Мероприятие Планируемый эффект
Заключение договоров материальной ответственности со всеми лицами, имеющими, отвечающими за состояние и хранение МПЗ Повышение уровня контроля за сохранностью и движением материально – производственных запасов
Установка систем противопожарной безопасности на складе Снижение риска порчи и утраты материалов в связи с чрезвычайными ситуациями. Сокращение ранее выявленных недостач ТМЦ на 208 тыс.руб.
Установка систем видеонаблюдения на складе
Предоставление контрольно – пропускной службе образов подписей лиц, имеющих право подписи первичных документов на движение МПЗ Повышение уровня контроля за движением материально – производственных запасов
Внесение изменений и уточнений в учетную политику Совершенствование организации учета материально – производственных запасов

Таким образом, предлагаемые мероприятия по совершенствованию системы бухгалтерского учета и организации контроля материально-производственных запасов, положительно отразятся, как на их сохранности, так и на системе бухгалтерского учета, при этом, фактические  затраты в размере 42 тыс.руб. на установку оборудования видео фиксации на складе, позволят в будущем сократить выявленные недостачи материально – производственных запасов в ООО ПКФ «Хлебмаш».

Оставьте комментарий