Контроль и ревизия операций с основными средствами на предприятии


Контроль и ревизия основных средств


Цель контроля и ревизии основных средств

Цель контроля и ревизии основных средств — контроль правильности, полноты, целесообразности, эффективности использования основных средств и порядка их учета в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами РФ.


Направления контроля и ревизии основных средств

В ходе ревизии основных средств изучается:

1) проверка обеспеченности организации основными средства;

2) выявление наличия излишних, не используемых объектов;

3) проверка целесообразности, эффективности использования основных средств;

4) выявление соблюдения действующего порядка приобретения и списания активов;

5) проверка отражения наличия и движения основных средств в бухгалтерском учете, бухгалтерской, статистической и налоговой отчетности;

6) определение мер по улучшению использования имеющихся средств.


Источники данных для контроля и ревизии основных средств

Источниками контрольных данных являются:

— нормативно-правовые акты;

— учредительные документы, положение об учетной политике;

— бухгалтерская отчетность, статистическая, налоговая отчетности, внутренняя и оперативная отчетность;

— договоры, заключенные с поставщиками и другими контрагентами;

— товаросопроводительные документы;

— первичные документы и карточки учета основных средств и нематериальных активов;

— данные аналитического и синтетического учета по счетам 01, 02, 03, 04, 05, 07, 08 и др.;

— инвентаризационная опись основных средств (ф. ИНВ-1), сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (ф. ИНВ-18).

Особенности учет основных средств, учитываемые при проведении проверки:

1)      имеющиеся активы должны быть защищены от возможных хищений, злоупотреблений, преждевременного износа,

2)      поступление и выбытие основных средств должно быть санкционировано руководством;

3)      отражение в бухгалтерском учете поступления, перемещения и выбытия основных средств, а также амортизационные отчисления по ним должны соответствовать утвержденной учетной политике организации.

При организации контроля и ревизии основных средств первоочередное внимание уделяется проверке состояния хранения и сохранности объектов основных средств, что связано с дальнейшим повышением эффективности их использования.

Особое место в этой работе занимает организация предварительного и текущего контроля.

Предварительный контроль осуществляется преимущественно руководителями, специалистами и внутренними контролерами.

В ходе его проведения выясняется:

— за кем закрепляются те или иные объекты основных средств;

— порядок размещения основных средств по отдельным подразделениям, отделам и материально-ответственным лицам;

— созданы ли надлежащие условия для хранения отдельных объектов основных средств (наличие соответствующих помещений, гаражей, навесов и площадок, ограждений территорий хранения, складов для снимаемых с машин агрегатов, узлов и деталей, сейфы, специализированного и противопожарного оборудования и инвентаря, освещения, подсобных помещений и т.п.);

— проведены ли мероприятия по обеспечению противопожарной безопасности;

— как намечается организовать охрану объектов основных средств.

В практике нередки случаи, когда средства нерационально распыляются на проведение мелких работ, на территории предприятии, допускается необоснованная передача в индивидуальное использование отдельными лицами объектов основных средств (производственный и хозяйственный инвентарь, транспортные средства).

Текущий контроль проводится руководителями, специалистами, внутренними и внешними контролерами.

В осуществлении текущего контроля за состоянием хранения и сохранности основных средств контролируется (проверяется):

— правильность оформления прав собственности на объекты основных средств;

— наличие, состояние и правильность заполнения первичной учетной документации.

В частности, при заполнении Инвентарной карточки стоит уделить внимание наличию:

а) инвентарного номера, модели, типа, марки, заводского (или иного) номера и даты выпуска (изготовления) объекта;

б) даты и номера акта ввода объекта в эксплуатацию;

в) первоначальной (восстановительной) и кадастровой стоимости;

г) сведений об амортизации, документов на приобретение и по переоценке;

д) описанию индивидуальных характеристик объекта.

Например, зачастую эта информация в инвентарные карточки просто не заносится ввиду отсутствия паспортов на объекты ОС. В связи с этим сложно обеспечить должный контроль за сохранностью ОС. Например, отсутствие индивидуальных характеристик в инвентарной карточке по учету компьютера может привести к замене в корыстных целях одних деталей на другие, ухудшающие его первоначальные возможности.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. Составляются:

— опись имеющихся в наличии основных средств;

— опись имеющихся в наличии оборудования, машин, транспортных средств;

— опись имеющихся в наличии арендованных средств;

— опись зданий, сооружений и других объектов недвижимости;

— сличительные ведомости.

Последующий контроль состояния и сохранности основных средств проводится внутренними и внешними контролерами.


Виды контроля и ревизии основных средств

В рамках последующего контроля ревизоры:

— изучают обеспеченность предприятия основными средствами. Устанавливается наличие излишних, не используемых объектов и намечаются меры по улучшению использования имеющихся основных средств;

— анализируют техническое состояние основных средств, особенно производственного оборудования и машин. Рассчитываются коэффициенты движения и технического состояния основных средств: обновления, износа, модернизации, технической годности, изучается их динамика, выполнение плана по их уровню и причины их изменения, такие как ввод в действие новых и реконструкция действующих объектов, техническое переоснащение производства, сокращение производственных мощностей. Намечаются меры по улучшению использования имеющихся основных средств;

— проверяют своевременность и полноту закрепления основных средств за материально ответственными лицами по местам нахождения объектов. Осуществляется:

1) документальный контроль – происходит проверка

а) приказов, которыми утвержден список материально ответственных лиц,

б) договоров о материальной ответственности за сохранность основных средств.

2) фактический контроль – происходит проверка:

а) наличия сигнализации в помещении, где хранятся объекты;

б) наличия решеток на окнах в местах хранения объектов;

в) работы охранных систем.

— проверяют качество осуществления инвентаризаций, а именно проводится документальный контроль:

а) соблюдения сроков и порядка инвентаризаций;

б) порядка подведения итогов инвентаризаций;

в) решений по урегулированию выявленных расхождений;

г) правильности отражения результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета.

Ревизоры могут провести контрольную инвентаризацию объектов основных средств.

Соблюдение правил ведения бухгалтерского учета операций с основными средствами влияет на:

— достоверность отражения финансовых результатов;

— правильность расчетов с бюджетом по налогу на имущество (так как стоимость основных средств является базой начисления налога на имущество);

— достоверность составления бухгалтерской отчетности по движению основных средств.

Операции по поступлению основных средств проверяются выборочно по первичным документам, регистрам аналитического и синтетического учета.

Направления проверки поступления основных средств.

1. Анализ и про­верка имеющихся в организации планов приобретения основных средств, планов капитальных вложений и ввода в действие производственных мощностей. Ревизор оценивает систему планирования поступления основных средств, обоснованность планов путем сопоставления объемов капитальных вложений с плановым приростом объемов выпускаемой продукции, производительности труда.

Оценивается эффективность поступления основных средств. К неэффективному поступлению основных средств можно отнести:

— отсутствие плана или бюджетов закупок в целом по организации. В некоторых случаях одно подразделение продает, а другое покупает такое же основное средство из-за отсутствия единого центра сбора заявок на покупку и продажу основных средств;

— неиспользование системы скидок при закупках. Часто различные службы, отделы организации приобретают компьютерную технику по мере необходимости, разрозненно. Совершение покупки едино­временно дает возможность воспользоваться скидками, предоставляемыми продавцам при продаже крупных партий;

— «стихийные» покупки основных средств. Не анализируются предложения различных поставщиков, различные формы приобретения (в кредит, лизинг и т.д.). Ревизор должен запросить материалы, которые были изучены сотрудниками отдела материального обеспечения при последней существенной покупке основного средства. Результаты устного опроса, как правило, подтверждают проведение анализа, однако документальная проверка в большинстве случаев выявляет его отсутствие либо лишь попытку анализа.

2. Проверка правильности отнесения приобретенного имущества к основным средствам и ведения аналитического учета.

3. Проверка правильности классификации основных средств по характеру участия в производстве, так как их неправильное разделение может привести к неправильному начислению амортизации (на основные средства, находящиеся на консервации, амортизация не начисляется).

4. Подтверждение правильности формирования первоначальной стоимости основных средств. Проверку целесообразно организовать по видам поступления и в зависимости от источников финансирования.

Например, искажение стоимости построенных основных средств возможно в виде:

— завышения стоимости построенных основных средств, которое производится с целью незаконного присвоения лицами, причастны­ми к строительству, части выделенных на строительство средств;

— занижения стоимости строительства в связи с использованием для оплаты не учтенных в официальной бухгалтерии средств («теневого оборота»).

5. Выявление сокрытия объектов основных средств или их частей или занижения их стоимости. Причины сокрытия объектов основных средств и неотражения их в бухгалтерском учете могут быть различны:

— объекты приобретены/построены на средства «теневого оборота», которые не могут быть учтены в официальном бухгалтерском учете;

— расходы на приобретение/постройку объектов списаны за счет источников финансирования. Наиболее распространенным случаем является списание расходов в состав текущих расходов на ремонт, хотя в действительности создается объект основных средств. В некоторых случаях расходы на строительство списываются за счет прибыли организации, например, при незаконном строительстве («самострое»), так как получить официальные документы на построенный объект в этом случае крайне сложно;

— объект основных средств оставлен в «наследство» от бывшего землевладельца, распавшейся государственной структуры, съехавшим арендатором, или объект забыли или не смогли учесть в плане приватизации и т.д. и официальные документы о собственности на данный объект получить также крайне сложно;

— объект получен путем передачи с баланса на баланс и документы еще не поступили в бухгалтерию, хотя акты получения объекта подписаны принимающей стороной.

Выявляются также методом инвентаризации. Однако проведение инвентаризации в данном случае затруднено отсутствием сведений об объекте, который необходимо найти, что снижает результативность применения данного метода, особенно если объект территориально удален от месторасположения организации. Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов производится экспертами.

6. Проверка полноты и своевременности отражения операций по приобретению основных средств на счетах бухгалтерского учета. При проверке ревизору необходимо особое внимание обратить:

— на утверждение и существование комиссии по приемке объектов основных средств и оформлению соответствующих документов;

— на наличие договоров на поступление объектов основных средств с указанием стоимости объекта;

— на соответствие первоначальной стоимости объектов основных средств в актах приемки-передачи основных средств стоимости, указанной в соответствующих договорах;

— на наличие расшифровки предметов, входящих в комплект при приобретении основных средств в инвентарной карточке;

— своевременность оприходования поступивших основных средств. Это влияет на правильность начисления амортизации, на величину налога на имущество;

— правильность составления и отражения в регистрах бухгалтерского учета бухгалтерских проводок.

Оставьте комментарий